Le logiciel de gestion relation client a pour rôle la centralisation et le partage des échanges (mails, appels téléphoniques, devis, …) avec les acteurs extérieurs, les prospects, les clients, les fournisseurs de l’entreprise.
Le logiciel CRM est notamment utilisé pour permettre à une entreprise de connaître son marché, les principes de la base de données marketing ; d’organiser la prospection et les ventes ; de coordonner le service après vente, les réclamations ; et enfin de suivre l’activité de l’entreprise.
Le logiciel CRM, une fois mis en place dans l’entreprise, permet de répondre aux besoins commerciaux. En ce sens, il réduit le reporting (outils de Business intelligence destinés à assurer la réalisation, la publication et la diffusion de rapports d'activité selon un format prédéterminé) pour permettre aux commerciaux de se concentrer sur le plus essentiel : la vente. Le logiciel CRM répond aussi aux besoins managériaux. Ainsi, l’activité de chaque commercial est planifiée et contrôlée aussi bien quantitativement que qualitativement. En plus, le logiciel CRM répond également à des besoins RH pour limiter l’impact du turn-over.